Текущие задачи
Повседневные задачи офис-менеджера в тесном взаимодействии с бухгалтерией: проверка счетов, ведение графика платежей по регулярным поставкам или услугам, контроль своевременности оплаты.
К регулярным платежам относятся:
- платежи за поставки расходных материалов, канцтоваров, воды;
- платежи за услуги клининговой компании;
- платежи за услуги связи (аренду телефонных линий, услуги сотового оператора);
- платежи за аренду помещения и связанные с ней расходы;
- оплата транспортных расходов;
- оплата счетов на билеты командированным;
- оплата счетов на проживание командированных в гостиницах и т. п.
Учет материальных средств осуществляет бухгалтерия. При приобретении, к примеру, новой техники или мебели офис-менеджер передает все документы в бухгалтерию и сообщает все необходимые данные для постановки на учет нового материального средства. Инвентарные номера присваивает бухгалтерия, обязанностью офис-менеджера является осуществление маркировки поставленного на учет средства.
Вопросы снижения расходов и в ряде случаев – разнесения расходов по проектам всегда являются актуальными.
Учет расходов на изготовление копий документов с целью экономии и разнесения расходов по разным проектам (или клиентам) в западных компаниях ведется путем применения моделей копировальных аппаратов, оснащенных электронным аудитроном.
Как правило, это достаточно дорогие высокопроизводительные аппараты, встроенные электронные аудитроны которых могут вести, к примеру, порядка 300 счетов в стандартной комплектации, но дополнительный расширенный аудитрон может позволять довести общее количество счетов до 2000.
В компаниях, предоставляющих услуги клиентам, например в консалтинговых фирмах, применение копировальных машин с аудитроном распространено очень широко. Прежде чем начать копирование, сотрудник должен ввести номер проекта или клиента, для которого делается копия, машина сама подсчитывает количество копий, и информация передается в бухгалтерию. Стоимость копий позже включается в счет клиента, которому оказывалась услуга. Без ввода номера аппарат работать не будет. Если сотруднику необходимо сделать копию для себя лично, он вводит присвоенный ему личный код. На усмотрение руководства стоимость копий, сделанных для себя лично, может быть предъявлена к оплате сотруднику в конце месяца или "подарена" ему, т. е. не взыскана. Ряд компаний таким образом снижают количество бесплатных копий.
Для учета расходов на телефонные переговоры при применении офисных телефонных станций вводится кодирование звонков, когда сотрудник не может сделать ни одного звонка, предусматривающего последующую оплату, без введения соответствующего кода. Внутренним абонентам могут быть назначены индивидуальные номера счетов с целью проверки их затрат на телефонные переговоры. Абоненту может быть запрещено выполнять внешние вызовы без ввода номера счета. В этом случае каждому абоненту назначается режим ввода номера счета. Режим устанавливается вышестоящим менеджером. Может быть, к примеру, запрещен доступ к междугородной или международной связи. Протокол работы УАТС записывает информацию о вызове – дату, время, внутренний номер, набранный номер, продолжительность разговора и т. д., затем создается отчет о затратах на переговоры.
Для небольших компаний, в целях снижения затрат на международные и междугородные разговоры и соединения или для личных нужд, можно использовать специальные телефонные карты.
Одним из способов минимизации расходов в части снабжения офиса является регулярный – 1 раз в 6 месяцев мониторинг рынка на предмет выявления новых товаров с теми же потребительскими свойствами, но других, ранее неизвестных производителей, или поиск новых поставщиков.
О бухгалтерском учете
Офис-менеджеру необходимо знать основные положения и требования бухгалтерского учета, чтобы не совершать ошибок, приводящих к убыткам или штрафным санкциям. Объектами сплошного, непрерывного и документального бухгалтерского учета являются имущество предприятий, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности .
Большое значение для правильной организации бухгалтерского учета имеет применение учетных измерителей, при помощи которых выявляются объем, количество, время и прочие показатели хозяйственной деятельности. Их три: натуральные, трудовые и денежные.
Натуральные измерители необходимы при учете материальных ценностей, основных средств, готовой продукции. Единицами измерения могут быть: килограмм, метр, штука, квадратный метр и др. С помощью натуральных измерителей производится контроль сохранности собственности, объема процесса заготовления, производства и реализации продукции.
Трудовые измерители позволяют измерить затраченное время и труд. Для этого существуют следующие единицы измерения: минута, час, день, месяц и т. п. На их основе рассчитывается производительность труда и начисляется заработная плата.
Денежный измеритель – универсальный, обобщающий и выражается в рублях и копейках. Таким образом суммируются произведенные затраты (расходы) предприятия, ранее выраженные в трудовых и натуральных измерителях.
В бухгалтерском учете учитываются объекты, обеспечивающие хозяйственную деятельность, и объекты, составляющие хозяйственную деятельность. К первой группе относятся хозяйственные средства и их источники, ко второй – хозяйственные процессы и их результаты.
Хозяйственные средства предприятия состоят из следующих основных групп.
Основные средства – здания, машины, оборудование, транспортные средства и др. Они действуют и используются в хозяйственной деятельности длительное время, изнашиваются постепенно, что позволяет их стоимость включать в расходы производства продукции частями, по мере износа, через амортизационные отчисления.
Оборотные средства – сырье, материалы, топливо и др. – используются в одном производственном цикле, поэтому вся их стоимость сразу относится в затраты предприятия. В состав данной группы включаются готовая продукция и незавершенное производство.
Денежные средства – денежная наличность, находящаяся в кассе предприятия, а также свободные денежные средства в банке на его расчетном счете и прочих счетах, обеспечивающие возможность расчетов с рабочими и служащими по заработной плате, с бюджетом и с прочими кредиторами.
Средства в расчетах – задолженность различных организаций и лиц перед предприятием (суммы, выданные в подотчет, авансовые перечисления и др.).
Отвлеченные средства возникают в связи с получением и распределением дохода. Использованная часть дохода на целевые мероприятия и называется отвлеченными средствами.
Состав хозяйственных средств формируется за счет различных источников.
Собственные источники: уставный фонд, амортизационный фонд, фонд развития предприятия, страховой фонд, фонд оплаты труда и др.
Заемные, временно привлеченные источники: кредиты банка, задолженность поставщикам, задолженность работникам (невыплаченная заработная плата), задолженность бюджету, социальному страхованию и прочим организациям и лицам.
Хозяйственные процессы составляют процесс заготовления, производства и реализации. Они совершаются одновременно и состоят из отдельных хозяйственных операций.
Под хозяйственной операцией понимается каждый совершившийся в деятельности предприятия факт, оформленным документом.
Результатом процесса заготовления и производства милом быть экономия или перерасход, а процесса реализации – доход (прибыль) или убыток.
Совокупность способов и приемов, обеспечивающих бухгалтерскому учету контрольные функции, функции анализа и управления хозяйственной деятельностью предприятия, называется методом бухгалтерского учета. К элементам метода относятся следующие: документация, инвентаризация, счета, двойная запись, оценка, калькуляция, баланс и отчетность.
Основными задачами бухгалтерского учета являются:
- формирование полной и достоверной информации о деятельности предприятии и его имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества предприятия, а также внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
- обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении предприятием хозяйственных операции и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения его финансовой устойчивости.
В бухгалтерском учете используются следующие понятия:
1) синтетический учет – учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета;
2) аналитический учет – учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета;
3) план счетов бухгалтерского учета – систематизированный перечень синтетических счетов бухгалтерского учета;
4) бухгалтерская отчетность – единая система данных об имущественном и финансовом положении предприятия и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.
Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.
Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Бухгалтерский учет ведется предприятием непрерывно с момента его регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством.
Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.
Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен
документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и де-
нежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель предприятия. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно после ее окончания.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Главный бухгалтер или другое должностное лицо предприятия вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Расчетные операции осуществляются банками с банковских счетов предприятий в соответствии с Положением о безналичных расчетах . Банк хранит денежные средства предприятий на их счетах, зачисляет поступающие на эти счета суммы, выполняет распоряжения предприятий об их перечислении и выдаче со счетов и о проведении других банковских операций, предусмотренных банковскими правилами и договором.
Допускается использование при безналичных расчетах:
- платежных поручений;
- чеков;
- аккредитивов;
- платежных требований-поручений.
Формы расчетов между плательщиком и получателем средств определяются договором (соглашением, отдельными договоренностями). По согласованию между предприятиями могут проводиться зачеты взаимной задолженности, минуя банки. В этом случае в банк представляется поручение и чек на незачтенную сумму. Расчетные документы принимаются банком к исполнению при наличии подписей должностных лиц, имеющих право подписи для совершения расчетно-денежных операций по счетам в банке. Платежные поручения, платежные требования-поручения выписываются, как правило, с использованием технических средств в количестве экземпляров, необходимом для банка и всех участвующих в расчетах сторон.
Чеки выписываются от руки чернилами или шариковыми ручками. Помарки и подчистки в расчетных документах не допускаются. Списание средств со счета плательщика производится только на основании первого экземпляра расчетного документа (документа, переданного по телефаксу), если иное не оговорено указаниями Центрального банка РФ.
При расчетах платежным поручением банк обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, перевести определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом или в ином банке в срок, предусмотренный законом или устанавливаемый в соответствии с ним . Плательщик представляет в банк поручение на бланке установленной формы. Поручения действительны в течение десяти дней со дня выписки. Поручения принимаются от плательщика к исполнению только при наличии средств на счете.
В расчетных документах на реализуемые товары (работы, услуги) сумма налога на добавленную стоимость указывается отдельной строкой.
При расчетах чеками владелец счета (чекодатель) дает письменное распоряжение плательщику (банку, выдавшему расчетные чеки) уплатить определенную сумму денег, указанную в чеке, получателю средств (чекодержателю). Чеки используются как физическими, так и юридическими лицами, являются платежным средством и могут применяться при расчетах во всех случаях, предусмотренных законом. Не допускаются расчеты чеками между физическими лицами. Чек имеет хождение только на территории Российской Федерации.
Банки производят списание средств со счета чекодателя на основании поступившего из расчетно-кассового центра реестра чеков. Сами чеки остаются на хранении в расчетно-кассовом центре. Их копии могут быть затребованы по мере необходимости. Банк обязан под расписку предупредить чекодателя об ответственности за утраченные или похищенные чеки.
Денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации производятся всеми предприятиями, организациями, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями с обязательным применением контрольно-кассовых машин . В некоторых случаях предприятия могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ – в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения. Не применять ККМ в указанных случаях можно только при условии выдачи документов строгой отчетности, приравниваемых к чекам.
Похожие рефераты:
